GLOSARIO INFOTIC S.A.

 

  1. Acta: Es el documento donde se consignan los temas tratados, las decisiones adoptadas y los compromisos asumidos, durante una reunión, comité, mesa de trabajo o sesión. Este documento debe ser suscrito por los participantes y/o asistentes a la reunión, así como sus cargos y/o grados.
  2. Acta de liquidación: Es el documento por el cual el supervisor realiza un balance financiero y de las obligaciones pactadas y su cumplimiento; las modificaciones, prórrogas, adiciones, los ajustes o reconocimientos a los que haya lugar, con el fin de declararse a paz y salvo. Podrán hacerse, no obstante, salvedades y suscribirse   éstas cuando no se llegue a acuerdos en la totalidad de las declaraciones.
  3. Liquidación unilateral: Documento por el cual la Dependencia donde surge la necesidad de contratación lleva a cabo la liquidación de manera unilateral de un contrato, en los siguientes casos: a) cuando el contratista no se presenta dentro del término fijado para la liquidación bilateral; b) Cuando las partes no se ponen de acuerdo en su contenido total.
  4. Adenda: Es el documento mediante el cual se modifica el pliego de condiciones, la invitación o los demás documentos que hacen parte del proceso de contratación.
  5. Otrosí: Documento mediante el cual se adicionan, modifican, prorrogan o reducen las condiciones pactadas en el contrato. Mediante este documento se puede realizar las siguientes acciones:
  • Adición: Es el acuerdo por el cual se aumenta el valor de un contrato/convenio en ejecución.
  • Reducción: Es el acuerdo por medio del cual se reduce el valor del contrato debido a saldos restantes de la ejecución contractual a la modificación del alcance del contrato y en general cuando las partes así lo establezcan.
  • Modificación: Instrumento por el cual se aclara, complementa o modifica, las cláusulas contractuales.
  • Prórroga: Es el acuerdo por el cual las partes determinan modificar el plazo contractual, con el fin de aumentarlo.
  1. Acta de adjudicación: Es un documento motivado y firmado por el Representante Legal o a quien este designe, mediante el cual se selecciona el aliado y/o proveedor que ha resultado el más idóneo en el proceso de contratación. Esta actuación pone fin a la etapa precontractual y es irrevocable.
  2. Comité de contratación: Es el grupo encargado de aprobar la elección de los aliados y/o proveedores.
  3. Delegación de supervisión: Documento mediante el cual la Dependencia donde surge la necesidad de contratación asigna funciones para el seguimiento técnico, financiero, administrativo y legal. El supervisor, como responsable del proyecto, entiéndase contrato o convenio al cual ha sido asignado, debe reportar al proceso que solicite la información sobre: el funcionamiento, operatividad, cumplimiento de obligaciones contractuales, ejecución presupuestal en los casos que así se requiera, presentar las observaciones o novedades que se desprendan de la vigilancia y control que ejerce.
  4. Matriz del riesgo: Herramienta utilizada para conocer los niveles de riesgo y las maneras de prevenirlo o solucionarlo en los casos en que se materialice. Debe contener una valoración, en términos monetarios o porcentuales respecto del valor del contrato, de acuerdo con la tipificación que ha establecido. Analiza además la forma en que se mantendrá el equilibrio contractual cuando se vea afectado por la ocurrencia del riesgo.
  5. Justificación del Contrato: Es el documento que soporta la información que aporta la Vicepresidencia Solicitante para la elaboración del proyecto de invitación, el cual puede estar acompañado por anexos, así como los riesgos propuestos.
  6. Evaluación de ofertas: Es la actividad mediante la cual las Vicepresidencias de acuerdo a su competencia (jurídica, técnica y financiera) realizan la verificación de requisitos habilitantes y calificables según corresponda, de las ofertas o manifestaciones de interés presentadas. Esto será condensado en un documento llamado “Informe Final de Evaluación” elaborado por la Secretaría General, posteriormente a recibir la información de las Vicepresidencias.
  7. Modalidad de contratación: Es el mecanismo mediante el cual la Vicepresidencia Solicitante, con apoyo de la Secretaría General, definirá la manera en que contratará las obras, bienes y servicios requeridos.
  8. Aliado estratégico: Corresponden aquellos que proveen servicios “centrales” para el “core business” del negocio, estableciendo una relación a largo plazo con INFOTIC S.A., pueden ser: fabricantes, mayoristas y/o canales.
  9. Proveedor: Corresponden aquellos, que proveen bienes y/o servicios “puntuales” para satisfacer una necesidad específica, asociados a la provisión de recursos de los procesos de la Organización. Los proveedores pueden convertirse en Aliados Estratégicos
  10. Registro Único de Proponentes (RUP): Es un registro de creación legal en el cual se deben inscribir todas las personas naturales o jurídicas nacionales y las extranjeras domiciliadas o con sucursal en Colombia, que aspiren a celebrar contratos con entidades estatales. Instrumento por medio del cual se verifican los requisitos financieros del aliado y/o proveedor.
  11. Vicepresidencia Solicitante: Es la dependencia que requiere la contratación del bien, servicio u obra. Por lo anterior, la dependencia tiene a su cargo la necesidad a satisfacer en la Entidad.
  12. Registro de proveedores: Corresponde a la primera etapa para que se lleve a cabo la contratación de un aliado y/o proveedor.  Con el registro, se obtiene información actualizada, centralizada y validada de los aliados y/o proveedores, con base en el cumplimiento de requisitos exigidos y el procedimiento de la organización.
  13. BPMS: (Business Process Management Suite): Es una plataforma para la gestión de procesos de negocio, en donde se diseña y ejecuta la automatización de los mismos, mediante las fases de modelación, ejecución, monitorización y optimización.
  14. Oferta: Propuesta presentada por el interesado que deberá contener los elementos esenciales del negocio.
  15. Declaratoria desierta: Declaración motivada mediante el cual INFOTIC S.A. da por finalizado el proceso de contratación, debido a que fue imposible realizar una selección objetiva.
  16. Cesión: Documento por el cual se puede ceder, entregar o transmitir los derechos y deberes contraídos dentro de un acuerdo a una persona, entidad u organización.
  17. Subcontratación: Nuevo contrato derivado o dependiente de otro previo, llamado básico u originario, y con su mismo contenido en todo o en parte. Los dos contratos coexisten, ya que la subcontratación no extingue el contrato básico ni afecta el vínculo contractual, distinto, aunque no sea autónomo.
  18. Urgencia manifiesta: Es una situación que puede decretar directamente la entidad, por medio de un documento debidamente motivado. Se configura cuando se trate de situaciones que imposibiliten acudir a las modalidades de selección.
  19. Inhabilidad: Declaración de que alguien no puede, por causas naturales, morales o de otra índole, desempeñar un cargo, realizar un acto jurídico o proceder en otra esfera de la vida jurídica. Imposibilita para el ejercicio de determinados cargos.
  20. Incompatibilidad: Exclusión legal. Estando bajo una determinada investidura, no le es permitido desempeñar o realizar determinados actos.
  21. Cuerpo colegiado: Órgano creado formalmente y compuesto por una pluralidad de personas para adoptar decisiones respecto a funciones propias que le son atribuidas.
  22. Título valor: Hace referencia al documento necesario para legitimar el ejercicio del derecho literal y autónomo que en él se incorpora. Para los efectos del proceso de contratación de INFOTIC S.A. su contenido únicamente puede ser crediticio (contienen órdenes o promesas incondicionales de pagar sumas de dinero) como son: Letras de cambio, pagaré, cheque o certificado de depósito a término.
  23. Garantía bancaria: Documento independiente emitido por un banco para responder ante terceros del cumplimiento de una obligación contraída.

Garante:  Persona que tiene la función de defende



Nuevo Horario Laboral

INFOTIC S.A se permite comunicar a sus Clientes, Proveedores y demás partes interesadas, que a partir del mes de febrero 2020 su Sede Administrativa atenderá al publico en el siguiente horario:

Lunes a Viernes de 7:00 a.m. a 4:30 p.m.