INFOTIC y la Gestión Documental en la Superservicios, un caso de exito real.

No basta con un excelente servicio, las entidades publicas demandan hoy, además de un trato sobresaliente con los funcionarios; una experiencia que cubra las necesidades de la operación, tal es el caso de la ejecución de INFOTIC en la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios, entidad de orden nacional cuyo misión es dar un mejoramiento de la calidad de vida en Colombia, mediante las funciones de vigilancia, inspección y control en relación con la prestación de los servicios públicos domiciliarios, la protección de los derechos y la promoción de los deberes de los usuarios y responsabilidades de los prestadores.

La gestión documental de la Superservicios busca fortalecer y actualizar sus lineamientos para que los documentos de archivo, independientemente de su soporte, sirvan de base para la toma de decisiones y como mecanismo de prueba del desarrollo de los objetivos de la organización.

INFOTIC, como ejecutor del proyecto ha realizado un adecuado despliegue técnico, con 103 personas vinculadas en la operación, personal que garantizan el adecuado proceso de la gestión documental y la correspondiente administración del acervo documental. Nuestra presencia a nivel nacional esta desplegada en las siguientes ciudades

    • Bogota
    • Barranquilla
    • Medellin
    • Cali
    • Bucaramanga

INFOTIC SA, ha propuesto la mejora continua en los diferentes procesos de gestión documental, que son la base de los resultados eficientes y del trabajo en equipo.

Es por ello que la optimización de archivos, se garantiza desde la adecuada planeación de los documentos, es decir desde su origen, hasta la disposición final respondiendo a la correcta conservación.

De igual manera suced e con la aplicación de nuevas estrategias de gestión, que contribuyen a llevar a cabo la apropiada custodia y almacenamiento de los archivos, garantizando el acceso, la consulta y la recuperación de la información de manera oportuna.

 

Es así, que el outsourcing especializado en Gestión Documental le permite a la Superservicios administrar de manera eficaz lo relacionado con sus archivos, especialmente en el desarrollo de las siguientes actividades: recepción y direccionamiento documental, organización y administración integral del archivo de gestión, envió documental, custodia de archivos de gestión, consulta y préstamo documental, dando cumplimiento a la normatividad archivística vigente

Finalmente es de resaltar el grado de importancia que tiene el personal especializado, los equipos técnicos y tecnológicos, las estrategias, las técnicas implementadas y basadas en la normatividad de archivo en Colombia. Que son la base para llevar a cabo la optimización, el fortalecimiento de los archivos y con ello la consolidación de la eficacia y la eficiencia en la ejecución de proyectos exitosos.